Maturity Assessment for HR Department | تقييم مدى نضج وكفاءة إدارة الموارد البشرية

 

The efficiency of human resources normally depends on the maturity level of the HR operations and procedures. Organizations need to remain agile in the contemporary world, and one of the ways of achieving this objective is by continuously improving processes. Therefore, conducting a maturity assessment for HR department is one of the ways to understand the improvement needs of human resources as well as where the organization sits on the scale in the market, which is critical in providing insights. Organizations have developed maturity assessment models that they use to evaluate how well their human resource departments or projects perform and how capable they are of continued improvement. In many scenarios, the maturity assessment models analyze qualitative data and how the operation facilitates developments in the department in order to establish an organization’s long-term performance and trajectory.

There are several reasons that will cause to HR low maturity in the workplace. One of the causes is the lack of talented resources in the HR department with solid educational background in the field along with rich experience for higher management positions. As it appears that low-maturity organizations do not have talented managers and supervisors who are prepared to perform and influence the workforce’s responsibilities in high HR professional knowledge and standards. In such a case, the organizations assume that management skills are innate or are acquired by observing other officials. Therefore, the management incapability ultimately becomes the incompetency of the organization.

However, in industrial organizations, it is not challenging to have highly mature HR department with developed practices, with taking into consideration that majority of the workers in the factories are laborers with low educational backgrounds. Consequently, comes the effective role of the managers to be consistent in their practices and operations, accordingly the workers will learn from the consistent role models and therefore generate high-mature HR practices. However, if the organization lacks having role models or supportive management level, it will be difficult to implement and have mature HR practices.

Conducting a maturity assessment for the HR department helps the organization to examine its capability to sustain and achieve continuous improvement. This way, the organization is able to receive guidelines from the assessment on how to improve process capability by designing, managing, deploying, optimizing, and continuously improving processes. On the other hand, conducting a maturity assessment for the HR department helps the organization to effectively examine components, operations, procedures, and projects in the department as well as choosing the right candidates and talents for other departments. Based on this examination, the company is able to evaluate the current maturity status of the targeted section within the HR department in order to contribute to its continuous improvement by offering directions on how to attain the next maturity levels. In addition to measuring whether the department is getting mature or not, by providing continuous tests to expand and improve areas of weaknesses; in order to seek and highlight the cause of the development lacking regardless of having pointed out the gaps during the first assessment. Maturity assessment defines distinctive levels of efficiency and is used to pinpoint the contemporary location and work of an individual, team, project, or corporation within the assessment model.

When conducting the maturity assessment on the HR department, organizations need to ask specific questions that will help them to generate action plans. Each maturity assessment should be subjected to subject to initial, managed, defined, predictable, and optimized stages. In the initial stage, the maturity assessment must focus on the aspects such as low motivation, talent shortage, poor workforce performance, and rare chances to have training and development courses. In the second stage, the assessment must look into the informal policies for HR as well as workforce function then outlines the need for developing the skill sets of the workforce. Subsequently, the maturity assessment of the HR department needs to ensure that workforce practices are consistent with the strategic goals of the company. The other step is to ensure that HR-managed practices are stable and employee engagement levels are high enough to inspire them to perform well. Therefore, the maturity assessment of the HR department must focus on the HR teams’ short-term and long-term strategies in order to generate world-class employee experience. However, it is worth noting that the misunderstanding of HR being a business partner in a company plays a great role in causing low maturity of the HR practices in the firm. This is because such organizations have difficulty motivating employees and retaining talented individuals. If the organization fails to recognize that HR is a business partner, then they become poorly equipped to respond to the talent shortage and workforce practices, and this influences the work performance.

Finally, as part of the development of the strategic and operational work for the department, maturity assessment helps the organization to understand the performance of its work as well as the outcome of the team. Here, the maturity assessment of the HR department is normally based on the model of management practices, where it provides information on the state of different aspects of a process or the company. For this reason, the organization is able to develop and improve its operations and departmental capabilities. In other words, the maturity assessment of the HR department is associated with supporting the identification of the gaps in the HR practices, processes, procedures, decisions, development, planning, services, and operations.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

تعتمد كفاءة الموارد البشرية عادة على مستوى نضج عمليات وتطبيق مشاريع الإدارة. تحتاج المنظمات إلى أن تظل مرنة في العالم المعاصر، وإحدى طرق تحقيق هذا الهدف هي التحسين المستمر للعمليات. لذلك، يعد إجراء تقييم النضج لإدارة الموارد البشرية إحدى الطرق لفهم احتياجات تحسين أعمال الإدارة وكذلك مكان وجود المنظمة على مقياس المقارنة مع مثيلاتها سواءًا في القطاع او الحجم والقيمة او نوع المنتجات، وهو أمر بالغ الأهمية في تقديم الأفكار والحلول في التحسين الاجرائي للإدارة. طورت المنظمات نماذج تقييم الكفاءة والنضج التي تستخدمها لتقييم مدى جودة أداء أقسام إدارة الموارد البشرية أو مشاريعها ومدى قدرتها على التحسين المستمر. في العديد من السيناريوهات، تحلل نماذج التقييم البيانات النوعية وكيفية تسهيل عمليات التطوير في القسم من أجل تحديد أداء المنظمة ومسارها على المدى الطويل.

هناك العديد من الأسباب التي ستؤدي إلى انخفاض نضج الموارد البشرية في مكان العمل. أحد الأسباب هو نقص الموارد والمواهب في قسم الموارد البشرية ممن يحملون شهادات اكاديمية او مهنية قوية ومتخصصة في هذا المجال إلى جانب الخبرة الغنية لمناصب الإدارة العليا. كما يبدو أن المنظمات منخفضة النضج ليس لديها مدراء ومشرفين لديهم الموهبة والخبرة الكافية لأداء المسؤوليات والتأثير على القوى العاملة من خلال المعرفة والمعايير المهنية العالية للموارد البشرية. في مثل هذه الحالة، تفترض المنظمات أن المهارات الإدارية فطرية أو يتم اكتسابها من خلال مراقبة المسؤولين الآخرين. لذلك، يصبح عدم قدرة الإدارة في نهاية المطاف هو عدم كفاءة المنظمة.

ومن ناحية أخرى في القطاعات الصناعية، ليس من الصعب أن يكون لدى المنظمات ممارسات واجراءات تطويرية من قسم الموارد البشرية في المصانع مع الأخذ في الاعتبار أن غالبية العاملين في المصانع هم عمال ذو خلفيات تعليمية منخفضة. وبالتالي، يأتي الدور الفعال للمديرين والمشرفين ليكونوا نماذج يحتذى بها في ممارساتهم وتطبيقاتهم لسياسات واجراءات الموارد البشرية، وبالتالي سيتعلم العمال من هذه النماذج ويطبقون سياسات واجراءات الموارد بشرية المتطورة. ولكن، إذا كانت المنظمة تفتقر إلى وجود نماذج يحتذى بها أو مستوى إداري داعم، فسيكون من الصعب تنفيذها او يكون لدى الإدارة ممارسات واجراءات ناضجة.

يساعد إجراء تقييم كفاءة ونضج إدارة الموارد البشرية المنظمة على فحص قدرتها على تحقيق والحفاظ على التحسين المستمر. وبهذه الطريقة، تستطيع المنظومة تلقي مبادئ توجيهية من التقييم حول كيفية تحسين القدرة العملية من خلال تصميم العمليات والانظمة والإجراءات وإدارتها ونشرها وتحسينها بشكل مستمر. من ناحية أخرى، يساعد إجراء تقييم مدى النضج لإدارة الموارد البشرية المنظمة على الفحص الفعال لعمليات وإجراءات ومشاريع الإدارة بالإضافة الى تعيينات الموظفين في الإدارات الأخرى. استنادا إلى هذا الفحص، تستطيع الشركة تقييم حالة الكفاءة الحالية للقسم المعني داخل الإدارة من أجل المساهمة في تحسينه المستمر من خلال تقديم توجيهات حول كيفية تحقيق مستويات النضج والتطور العالية. بالإضافة إلى القياس المستمر ما إذا كانت الإدارة تتجاوب وتتطور أم لا، وذلك من خلال توفير اختبارات مستمرة لتوسيع النطاق التحليلي لمواطن الضعف وتحسينها حتى يتسنى ملاحظة مكان الخلل الذي يؤدي الى عدم تطورها بالرغم من اجراء التقييمات اللازمة. يحدد التقييم المستويات المميزة للكفاءة ويستخدم لتحديد الموقع والعمل المناسب للفرد أو الفريق أو المشروع ضمن نموذج التقييم.

عند إجراء التقييم في إدارة الموارد البشرية، تحتاج المنظمات إلى طرح أسئلة محددة تساعدها على وضع خطط عمل فعالة. من خلال إخضاع كل تقييم لقياس الكفاءة والنضج لمراحل أولية مدارة بشكل محدد ومحسن. في المرحلة الأولية، يجب أن يركز تقييم الكفاءة على جوانب محددة مثل انخفاض التحفيز ونقص المواهب وضعف أداء القوى العاملة، وقلة حالات وعمليات التدريب والتطوير. في المرحلة الثانية، يجب أن ينظر التقييم في السياسات والإجراءات لأقسام الموارد البشرية وفريق عمل الإدارة ويحدد محل الحاجة الأساسي والضروري إلى تطوير مجموعات المهارات للفريق. ومن ناحية أخرى، يحتاج تقييم نضج إدارة الموارد البشرية إلى ضمان اتساق ممارسات فريق العمل مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. يلي ذلك التأكد من أن الممارسات التي تديرها الموارد البشرية مستقرة وأن مستويات مشاركة الموظفين، واتصالهم بالمنظومة، والعمل بها مرتفعة بما يكفي لإلهامهم للأداء الجيد. لذلك، يجب أن يركز تقييم كفاءة قسم الموارد البشرية على استراتيجيات فريق الإدارة قصيرة المدى وكذلك طويلة المدى من أجل الحصول على تجربة عالية المستوى للعاملين في المنظمة. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن سوء فهم الموارد البشرية كشريك أعمال في المنظمة يلعب دورًا كبيرًا في التسبب في انخفاض كفاءة ونضج ممارسات الموارد البشرية في المنظمة. وذلك لأن هذه المنظمات سوف تواجه صعوبة في تحفيز الموظفين والاحتفاظ بالموهوبين. فإذا فشلت المنظمة في إدراك أن الموارد البشرية هي شريك أعمال، فإنها تصبح سيئة التجهيز للاستجابة لنقص المواهب وممارسات وإجراءات القوى العاملة، وهذا يؤثر سلبًا على الأداء الوظيفي العام للمنظومة.

أخيرًا، كجزء من تطوير العمل الاستراتيجي والتشغيلي للإدارة، يساعد تقييم الكفاءة المنظومة على فهم أداء أعمال وفريق الإدارة. ويعتمد تقييم الكفاءة والنضج لقسم الموارد البشرية عادةً على نموذج ممارسات الإدارة، حيث يوفر معلومات حول حالة الجوانب المختلفة للمهام أو للمنظومة. لهذا السبب، فإن المنظمة قادرة على تطوير وتحسين عملياتها وقدرات الإدارات. بمعنى آخر، يرتبط تقييم الكفاءة لإدارة الموارد البشرية بدعم تحديد الثغرات في ممارسات الموارد البشرية من ناحية الإجراءات والقرارات والتطوير والتخطيط والخدمات والعمليات الإدارية.